書類仕事でミスをしないためには、どうすれば良いか？

税理士に限らず、士業（弁護士、司法書士、弁理士、税理士、社会保険労務士、行政書士）の主な仕事として「書類の作成」があります。

書類にも色々な書類がありますが、特にミスできないのが「役所に提出する書類」になります。

• 司法書士･･･法務局へ提出
• 弁理士･･･特許庁に提出
• 税理士･･･税務署に提出
• 社会保険労務士･･･年金事務所、労働基準監督署に提出
• 行政書士･･･入管、県庁等に提出

ミスにも「取り返しがつくミス」と「取り返しがつかないミス」があると思います。
※このさじ加減を覚えると、仕事の疲れが減ると言われているんですが、私は常に全力投球（どんな書類をミスしないようにトリプルチェック）しているので、疲れが抜けません･･･。

書類仕事でミスしないためには、どうすれば良いのでしょうか？
少し考えてみました。

※守秘義務の関係で、事実を少し変更しています。

※お宮参りの衣装を選択中（某ホテルにて）

書類仕事のミスをなくす方法とは？

書類仕事のミスを完全になくすのは不可能ですが、減らすことはできます。
日頃から、私なりに心掛けていることをまとめてみました。

紙に印刷してチェックする

このクラウド・IT時代。
色々な弁護士先生、税理士先生が、クラウドに書類を保存し、PC（デスクトップ、ノート）の画面上で書類をチェックしています。

ですが、このチェック方法ですと、次のような間違いが起きるかもしれません。

漢字間違い

以前、ある司法書士先生と居酒屋で仕事の話しになりました。
その司法書士先生いわく、

「私は、登記書類は、必ず、紙に印刷してチェックしています。具体的には、原始資料と申請書とを比較して、字句に間違いがないか、鉛筆で一字一字、字句にチェックマークをつけて確認するようにしています」

ということでした。

司法書士先生のお仕事は、ある意味、間違えられないものです。
例えば、相続登記の場合、不動産の甲区（所有者を示す欄）に、

「相続人　鈴木一郎」

とあるところを、

「相続人　鈴木二郎」

と間違えて登記申請した場合、半永久的に「鈴木二郎」という文字が謄本に残ってしまいます。

※錯誤（間違いであったこと）登記をして訂正しても、鈴木二郎の文字は、半永久的に残ってしまいます。まあ、明らかな間違いであれば、法務局から「間違っている」と電話が来るそうですが･･･。

これをやってしまいますと、お客様によっては、

「うちの土地（の謄本）を傷つけやがって！賠償しろ！」

と、言うとか言わないとか･･･

※もちろんミスはミスなんですが、別に、その土地自体の価値が減った訳ではないので、私なんかは仕方がないと思いますが･･･。司法書士先生のお仕事は、リスクの割に報酬が不当に低いと思うんですよね･･･。

ですから、漢字間違い（字句の間違い）をしないためには、紙に印刷して、鉛筆片手にチェックすると良いでしょう。

文章の総体（まとまり）のチェック

ある大学の先生のお言葉です。

「ボクは、論文をチェックするときは、必ず紙に印刷してチェックするよ。そうでないと、文章の総体（まとまり）が分からないからね」

私は、開業するまでは、今ほど真剣に仕事をしていませんでした。
※勤務時代中は、それなりに必死だったのですが、今から振り返るとダメダメでした(^^ )

ですが、開業して7年半が経過した今。
この大学の先生がおっしゃった意味が少しだけ、分かります。

文章の総体（まとまり）について、私なりに考えると次のようになります。

• ですます調のチェック
• 一文ごとの長さ（極端に長い文章はないか）
• 句読点の感覚（紙に印刷して俯瞰で眺めると分かりやすい）
• 論旨が首尾一貫しているか

これらは、狭いPC画面では、上手くチェックできません。
その意味で、紙に印刷する意味があるでしょう。

なお、私が心掛けているのは、

「修正のつど、もう一度、全ての用紙を印刷する」

というものです。

税理士の場合ですが、税金の申告書（法人税の別表、相続税申告書）は、一部の数字を変更すると、全体に影響が及びます。

また、長い文章（税務署に対する意見書、事情説明書等）も、事実誤認、表現間違い等で一部を変更した場合、話しが首尾一貫しない可能性もあります。

そのため、一部を変更したら、その訂正箇所だけでなく、全体を印刷する方が良いと思います。
※紙がもったいないという意見もありますが、それよりもミスが怖いです。紙の価格なんて、たかだか1枚0.5円から1円くらいですから。

※鉄板焼きでエビを焼いてもらいました。

できれば1週間前に完成させて2回チェックする

新入社員が上司から書類仕事を任されて、ミスを連発。
その際に、口を酸っぱくして言われるのが、

「書類をチェックするときは、早めに完成させて、時間を空けてからチェックしなさい」

ということだと思います。

※これは、どんな書類仕事でも必要な、基本的な事項だと思います。

税理士の書類仕事の特徴として、

• 人名と数字とが混在している
• 転記項目（戸籍謄本、住民票、決算書、会計帳簿、領収書）が多い
• 間違えたら訂正できない項目が多い（小規模宅地の選択項目等）

というものが挙げられ、ミスできない事項が多いんです(>_<)

ところで、書類をチェックする際の問題点として、

「自分で再チェックすると、思い込みがあるからチェックにならないのではないか？」

ということが挙げられます。

そのため、他人がチェックすることがお薦め、と言いたいところですが、これは一般的な業務の場合です。
難しい事案になると、他人にチェックをお願いしても、その他人が仕事内容を理解出来ないので、チェックにならない可能性があります。

そのため、私は「早めに書類を完成させて、自分で再チェックする」という方法をとっています。
そして、「1回目のチェックは書類の最後（お尻）から、2回目のチェックは真ん中から」といったように変化をつけて、確認するようにしています。

※ある日のランチの風景。牛すじ肉のトマトパスタ。

提出用のコピーをとっておく

役所に書類を提出する際は、

• 提出用･･･役所が受け取って処理する分
• 控用･･･提出用と同じものを作成し、提出した証明として収受印をもらう分

として、最低2部、書類を作成することになります。

私は、絶対にミスできない書類（数千万円から数億円以上の納税額である相続税申告等）については、

• 役所が収受印を押す箇所
• 納税者の署名押印が必要な箇所、提出用のコピーをとるようにしています。

上記の部分は、「提出用」のコピーをとるようにしています

提出用と同じ内容の控用に収受印をもらうのに、なぜ、わざわざ提出用のコピーもとるのか？

それは、万が一、役所から

「提出された書類には、記載もれ（署名、押印、印字漏れ等）があるから、この書類は無効になりますよ」と言われることを避けるためです。

提出用・控用は、通常は同じパソコン・プリンターで印刷しますから、内容は同じのはずです。
※パソコン側でエラーや印刷ミス、紙詰まりが起きない限り、同じ内容になります。

ですが、万が一、署名や押印もれの箇所があるかもしれません。
また、プリンターの紙詰まりで、白紙の部分もあるかもしれません。

そのような、役所との行き違いを避け、自分自身が確かに役所に提出した、ということを後日確認するために、私は、（控用とは別に、わざわざ）役所へ提出する直前に、提出用の書類もコピーをとっておいたりします。
※全ての案件ではなく、金額が大きい案件のみですが(^^ )

これは、民間企業の書類作成でも共通することです。

大切な取引先との契約書を、当社で作成。
そして、その契約書（先方用と当社用との2部）を、当社の印鑑を押して先方へ送付。
しかし、先方用は訂正前のもの、当社用は訂正後のもの、として、内容が異なる契約書を送付してしまった。

※弁護士に契約書をチェックしてもらっている会社であれば、ありうる話しです。特に、細かな文言の訂正をした後は、ページ数、行数も同じですから、どちらが正しい書類か、分からなくなることもあるでしょう。

そのようなミスをなくすために、先方へ送付する書類は、送付直前にコピーをとって送る。
そうすると、後日、先方から問い合わせがあったときに、真摯に、かつ即時に対応できるでしょう。

※某大型郵便局の窓口にて。

郵送前に写真をとってみる

私は心配性なので、勤務時代も、開業した現在でも、同じ失敗を繰り返しています。

それは、一度、封をした書類を、

「きちんと書類を入れたかな？」

として、再度開封してしまうことなんです(^^;)

※これ、書類仕事をしている人であれば、誰しも経験があると思います。

特に、期限ギリギリの仕事をしているときで、

「この書類を、絶対に明日、税務署（または他の役所でもいいですが）に、到着させなければならない！」

というときは、当たり前ですが、絶対に失敗できません(-_-)
そのため、何度も確認することになりますが、一度、封をしてしまった後に、封を開けますと、封筒が無駄になってしまいます。
※レターパックの場合、交換手数料を払えば交換できるのですが、番号シールを剥がした後ですと、交換出来なくなってしまいます･･･。これで何度も510円（＝赤のレターパック代）をソンしたことか･･･(‘-‘*)

なので、最近私は

「封入前に、書類の全体写真を撮る」

ということを実践しています。

こうやって、大きな会議テーブルの上に、封入直前に書類を並べ、それを写真にとるようにしています。

この方法のメリットとして、

• 「あの書類、確かに入れたかな？」として、封筒を開封することがなくなった
• 役所に提出した書類について「提出漏れがある」と連絡がきても、きちんと提出したとして、反論できるかもしれない（法律的に有効かどうかは分かりませんが･･･）

ということが挙げられます。

最近は、スマホで写真をとることができますから、便利になりました。

色々な証拠・記録を残すのに、写真は有効です。
※きちんと情報保護の手立てを考える必要はありますが。

色々と工夫してみましょう。

※お宮参り後の「お食い初め膳」。小さいですが鯛がついていました。

我々（個人で開業している人達）はミスできない

数年前の話しなんですが、ある役所（税務署・区役所ではありません）の窓口で書類を提出しました。

どんな仕事でもそうですが、役所に書類を出すときは、「提出用」と「控用」の2部作成し、控用に「収受印（確かに提出したとして、提出日の日付が入っている印鑑）」を押してもらいます。

普通、窓口で書類を提出する場合、収受印を押してもらったことは確認しますが、収受印の日付までは、（いくら慎重な私であっても）その場では確認しません。

書類を提出し、タクシーで事務所に戻って、念のため、収受印が押されているか再度確認しました。
そうしたところ、

「収受印の日付が1週間ズレている（未来の日付になっている）」

ということが分かりました(-_-)

事務所に戻って役所に電話しました。
たまたま、窓口で収受印を押してくれた、30歳くらいの男性につながりました。
そして、

「収受印の日付が4月5日ではなく、4月12日になっていますが、どうすれば良いでしょう？」

と質問しました。
※日付は架空です(^^ )

そうしたところ、担当者様は、

「え？何ですか？今日は4月12日ですよね？」

とおっしゃるので、改めて、今日が4月5日であることを伝えたら、担当者様はカレンダーを確認したらしく、

「あ～。大変申し訳ございません･･･」

と、おっしゃりました。

仕方がないので、タクシーで再度役所に行き、未来日付の収受印の横に、本日付けの収受印を押してもらいました。
※収受印が二つ押され、書類が汚くなってしまいましたが･･･。

私も色々と経験しました。
ここで、役所の担当者様を怒ってはいけません。
逆に、感謝するのです(^^)

2回目に押してもらった日付印には、役所の処理番号（処理を進めるための管理番号）を書いてもらうようにしました。
そこで私は、

「逆に、間違えてラッキーでした。（既に処理が進んでいたので）処理番号を入れてもらったので、本当に処理されている証明になります！」

と、怒るのではなく、逆に感謝の言葉をお伝えしました。
そうしたところ、担当者様は、

「そう言って頂けると、こちらも救われます～(>_<)。」

と、悲しそうな、嬉しそうな？顔で返されました。

その後で、「日付の押し間違えって、結構あるんですか？」とお聞きしたら、「実は、たまにあるんですよ～。いまも、間違えて押した書類を回収中なんです～」とおっしゃっていました。
※この人、大丈夫かいな～、とも思いましたが(^^ )。私の「聞き出し能力？」が上がっていることを実感？できました。

※某高層ビルからの風景。

ここで、

「役所は気楽だよな～。間違えてもおとがめナシなんだからな～」

と考えてはいけません。
こちらとは「立場」が違うんです。
※私がもし、役所に勤めていたら、相当、緊張感のない仕事ぶりだったと思います(^^ )

こちらは「ミスできない」立場。
あちらは「ミスしても訂正できる」立場。

それを意識して仕事をするべきなんです。

個人で開業している我々は「ミスできない」立場の人間です。

ミスには色々な種類のものがあります。

• 書類作成のミス
• 気づかなかったミス
• 忘れてしまうミス
• そもそも法律を知らないミス

そのなかで、「書類作成のミス」は、自分の工夫次第で防げるミスになります。
もちろん、我々は「人間だもの（あいだみつを）」なので、100%のミスは防げませんが、できるだけの工夫はするべきです。

書類バカ（書類だけ作れてコミュニケーションが取れない人）になってはいけません。
コミュニケーション能力は大切です。

※私も、書類バカなので、コミュニケーション能力を高めるために、色々と努力しています。

ですが、やはり人間には「適性」があります。
どちらの仕事（「書類仕事」か「コミュニケーションを取る仕事」か）」が合っているか、意識して、自分の進路を決めるのも、良いかもしれません。

書類仕事のミスについて、改めて振り返ってみました。
上記のような工夫をしているから、これまで大きなミスなく仕事ができている。
そう思ってはいますが、ごく小さなミスは、やはりあります。
どうすればミスが無くせるのか、皆さんも日々工夫してみてくださいね。