相続税の計算が無事に終わりました。
そうすると、次は相続税申告書を印刷するだけになりますが、印刷は結構大変です。
※場合によっては、印刷だけで半日かかることもあります。
ですので、この印刷作業をできるだけ効率化したいところですが、なかなか上手くはいきません。
できるだけ「早く」「正確に」印刷するために、何ができるのか考えてみました。
そもそも印刷する必要があるのか？
相続税は電子申告に対応していません。
電子申告できない理由は色々あると思うのですが、その理由のひとつに、
「大量の添付書類を提出する」
ということが挙げられると思います。
私が添付書類を一番多く提出したときは、つぎのようなものでした。
このファイル。
1つにつき500枚まで収納できますが、このファイル換算で4つ～5つ分（＝合計約2,000枚相当）を税務署に提出したことがあります。
※そのときは、郵送だと梱包作業が大変なので、キャリーバッグ（通称コロコロ）に入れて税務署に持っていきました。受付の女性が重くて大変だったので、奥から、腕まくりした男性職員が応援？に来てくれたのが印象に残っていますが(^^ )
ここまで多いことは希なんでしょうが、この大量の書類をPDFでスキャンすると、数百メガバイトくらいのデータ容量（場合によってはそれ以上）になると思います。
これをみんなが国税庁サーバに送信したら、大変なことになるでしょう(^^)
以上のような理由から、税務署に提出する相続税申告書は、もうしばらくは紙で提出することになるでしょう。
また、お客様（相続人）には、税務署の収受印がある申告書控えをお渡しすることになりますが、（相続人様はご高齢であることも多く、PDFファイルを開けないことも多いので）やはり紙でお渡しすることになると思います。
そのため、印刷部数は「依頼者（相続人数）＋2部」になります。
依頼者（相続人）が3名の場合は、
- 税務署への提出用･･･1部
- 依頼者（相続人）への返却用･･･3部
- 税理士の控用･･･1部
となり、合計5部を印刷することになりますので、かなり時間がかかります。
1部につき500枚ある場合は、「500枚×5部＝2,500枚」で、2,500枚をミスなく漏れなく印刷する必要がある訳です。
※ですから「印刷だけで半日かかる」場合もあるんです。
なお、相続税申告書の作成手順は次の記事を参考にしてみてください。
印刷したものをコピーするのか？最初から複数印刷するのか？
税務署に提出する申告書は、慎重に印刷するでしょう。
その慎重に印刷した申告書を、そのままコピー機でコピーして控えを作れば良い、といった考え方もあるかもしれません。
※以前は、私もそうしていました。
業務用のコピー機ですと、次のようなモノクロ・カラーを自動判別する「自動」モードがあります。
これは、
「原稿内容を自動で判定して、モノクロであれば白黒モードで、カラーであればカラーモードでコピーする」
という内容のものです。
「原本（＝税務署提出用）だけしっかり印刷して、控え（＝お客様用・税理士用）は自動モードで一気にコピーしてしまおう！」
としてもいいのですが、そうすると、次のような問題があります。
- カラー（特に黄色）を正しく読み取ってくれないことがある
- 印字品質が落ちる
黄色のラインマーカーがついた用紙を白黒コピーすると分かるのですが、黄色はラインマーカーの影が映りません。
※ですから、書籍を購入してラインマーカーする際は、コピー時に影がうつらない黄色がお薦めです。
これは自動モードでも同じで、例えば、通帳に黄色で引いたラインマーカーを自動モードで読み込むと、「カラー」ではなく「モノクロ」であるものとして、カラーで印刷してくれないことがあります。
※ゼロックスの複合機は高性能なので、あまり起きませんが、某コピー機では、結構おきました。
また、印字品質が落ちることも問題です。
名義預金の検討結果を、通帳に直接書き込んで提出する方も多いでしょう。
この鉛筆原稿をコピーしたものを、再度コピーすると、極端に印字品質が落ちて、読みにくい原稿になってしまうことがあります。
ですので、私は、5部印刷するのであれば、広い机の上に、5部を一気に印刷してしまうことにしています。
ドキュワークスで「束ねる（たばねる）」
ドキュワークスというソフトがあります。
これは、アドビのPDFソフトと、ほぼ同じようなものですが、特徴は、
- ファイル容量が軽い（少ない）
- ファイルを簡単に整理することができる
といったことが挙げられます。
私が一番使う機能が「束ねる（たばねる）」というものです。
※大量のファイルを1つのファイルにまとめることができる機能です。
束ねると、束ねたファイルの左上に「クリップマーク」がつき、束ねたファイルであることが分かります。
例えば、土地評価資料をたばねておけば、各ファイルごとに印刷せず、一気に5部印刷することができますので、便利です。
A3の書類はどうするか？
ほとんどの書類はA4ですが、少しだけA3の書類が混ざっています。
具体的には、測量図や建物図面といった、土地・建物関係の書類です。
※法務局に登記されている書類はA3サイズとなっています。
大量のA4書類のなかに、少しだけA3書類が混ざっていると、印刷スピードはガクンと落ちます。
※A3書類は、折りたたんでA4サイズにする必要があるため。
そのため、「A3→A4」に縮小して印刷したいところではありますが、私は、土地の測量図は原則として縮小印刷せず、そのまま（つまりA3サイズのまま）印刷するようにしています。
というのも、測量図の縮尺が変わってしまい、税務署の方がチェックしにくくなってしまうのではないか？と考えているからです。
ただ、建物図面は三角スケールをあてることはないと思いますから、縮小印刷してA4に合わせたりしています。
印刷をカラーモードにする際の注意点
ドキュワークスでファイルを束ねて、一気に印刷する。
複合機で印刷する場合に、気をつけていただきたい点があります。
プリンター（複合機）の印刷設定画面で、印刷を強制的に白黒にするのか、自動でカラー・白黒を判定するのか、選択する画面があります。
私は、普段は「白黒モード」にしています。
この「白黒モード」では、白黒原稿のみならず、カラー原稿も、全て「白黒」で印刷されます。
複合機で一番怖いのが、
「白黒で印刷したつもりなのに、カラーで印刷していた」
というものです。
万が一、間違って印刷すると、白黒とカラーとでカウンター料金に10円～30円程度の開きがありますから、数分間で数千円以上もソンをしてしまうかもしれません。
※ですから、私は、普段は白黒モードにしているんです。
ゼロックスの複合機は優秀で、カラーモードで白黒原稿を印刷しても、白黒としてカウントします。
しかし、以前使っていた某複合機では、（機種が古いこともあったのですが）カラーモードで白黒原稿を印刷すると、白黒カウントではなく、カラーとしてカウントしてしまうことがありました。
これは、複合機の機メーカー・機種によって異なります。
できれば、ゼロックスのように一気通貫（カウンター料金ために、いちいち白黒・カラーを切り換えない）したいので、複合機を買われる前に、その点も注意した方がよいでしょう。
できれば業務用複合機で印刷する
相続税申告書はカラー部分がありますから、カラー印刷ができるプリンターなり、複合機が必要になります。
私は以下の理由で、複合機で印刷することを勧めています。
- 紙詰まりがほとんどない
- 2枚おくりがほとんどない
- 印字品質がキレイ
- 省スペースになる
- A3が印刷できる
A3カラーレーザープリンターも多く発売されていますが、いずれも、業務用コピー機に品質（紙詰まり、印字品質）は敵わない、と感じています。
※使われているドラム等の部品、構造が違うんだと思います。
紙詰まりすると「どこまで印刷したんだっけ？」となります。
また、2枚おくり（白紙2枚を重ねて印刷してしまうこと）も時間ロスにつながります。
※事実、今使っているゼロックス複合機は、A4紙詰まりが一度もなかったと記憶しています。
ですから、A3カラーレーザープリンターではなく、複合機で印刷することをお薦めしています。
なお、毎月、大量に印刷する方は、複合機を新品で購入した方がいいです。
※新品で購入した方が、カウンター料金を値切れるためです。
質の高い用紙を使う
税理士事務所の所長先生の陥りやすい罠として、
「これからはコスト削減だ！まず、一番使うコピー用紙から始めよう！」
として、紙をケチることがあります。
※場合によっては、裏紙を使うこともあります。よく詰まるんですよね(-_-)
私は、品質の高いコピー用紙を使っています。
この用紙、適度な厚さがあって、かつ、白くていいかんじです。
これまでの経験で、紙が薄すぎたり、厚さが均等でないと、プリンターに詰まりやすくなると感じています。
安い紙、高い紙といっても、1枚あたり0.2円～0.4円程度の違いです。
詰まったときの時間効率を考えると、ある程度の紙を使った方が良いといえます。
※以前、あるお客様に、この用紙で印刷した資料をお渡ししたら「こんなに白い紙って売ってるんだ～」と、感動されたことがあります(^^)
税理士が印刷するしかない
申告書を一気に印刷したら、一日おいて、翌日以降に再チェックすることにしています。
※すぐにチェックしたら、「正しいだろう」という思い込みがあるためです。
このとき、まず事務員さんにお願いして、パラパラめくってもらい、紙の枚数を確認してもらいます。
そのあと、
- 正本（＝税務署提出用）と控えの内容は同じか
- きちんと印字できているか
- 間違った資料を挟んでいないか
といったことを、自分自身でチェックしています。
相続税申告書は、内容が難しく、各書類のつながりもあるため、申告書を作成した税理士自身で印刷しませんと、危ないと感じます。
※作成者以外の人が印刷すると（例えば事務員さんに印刷してもらうと）間違う可能性があると思います。
税理士の時間単価は高く、かつ、貴重です。
できるだけ効率よく、かつ、正確に印刷する方法について考えてみました。
単なる印刷作業と考えるのではなく、効率化できるところは、どんどん効率化してみましょう！