報告書や説明書で心掛けること

税理士であれば、お客様に「説明書」や「報告書」を使って報告することがあると思います。

※税理士によって、書類のタイトルは違うと思いますが。

その税理士、その事務所ごとに色々な作成方法がありますが、私が意識しているのは、次の点です。

• 論点を小分けにして書く（箇条書きを多くする）
• 調べ尽くして書く（想定される可能性に全て触れる）
• お客様の選択肢を箇条書きにする

※銀座松屋に展示されていた人形。

論点を小分けにして書く（箇条書きを多くする）

例えば、お客様から次のような質問を頂いたとします。

「高齢の父（90歳）が持っている賃貸アパート（土地・建物）が古くなってきたので建て替えようと思います。ですが、銀行融資が受けられません。どうすれば良いでしょうか？」

お話しを聞き、問題を整理すると、

• 建物の名義が父のままでは融資を受けられない（息子や同族法人に変更する必要あり）
• 土地の名義は父のままで良い

ということが分かりました。

この場合、次のパターンが考えられます。

1. 土地･･･父、建物･･･息子
2. 土地･･･父、建物･･･同族法人

これを、税法、民法に分けて整理すると、更に次のようになります。

• 税法
  ･･･原則、地代を払わない方が良い（使用貸借でないと借地権の認定課税あり）
  ･･･地代を払う場合、父の不動産所得が増え、父の相続財産も増える
  ･･･使用貸借なので、小規模宅地の特例が使えなくなってしまう
  ･･･同族法人の場合、無償返還と相当の地代を検討
  ･･･その場合の地代設定額（小規模宅地の特例可否）
  ･･･同族法人の株価にも注意する
• 民法等
  ･･･土地について遺言書を書かないと、相続人が複数いる場合、土地所有者＝建物所有者とならず、権利が不安定になる
  ･･･遺言書の場合、遺留分に気をつける必要あり
  ･･･他の相続人に対して知らせる必要はないが、仲が良いなら知らせるべき

この場合、「税法」の問題と「民法（及びその他の周辺論点）」とに分けて、なるべく箇条書きを多用して、説明書を作るようにした方が良いと思います。

我々は、税金の勉強はしていますが、

「人に伝える文章の書き方」

といったものを学んでいません。

※大手企業に就職すれば、そこでプレゼン文書の作成トレーニングをしてくれるのかもしれませんが、残念ながら、職人（＝税理士）の世界には、そんなご丁寧なものはないんです(-_-)

また、我々は文章を読み慣れていますが、普通の方であれば、文章は2行読むのが限界です。

ですから、箇条書きでタイトルを書いたら、その直後の説明分に「結論」を早めに書くようにしましょう。

調べ尽くして書く

お客様から分からない事の質問を受け、その調査結果を書面にまとめる場合、

「調べ尽くす」

ということが大切です。

※医療法人関係の書籍

以前、医療法人関係の質問・疑問点がいくつか生じました。
短期間で調べる必要があったので、とりあえず、色々な書籍を読み、実務セミナーにも参加しました。

上記の書籍は、そのとき購入したものの一部になります。
※公費負担（生活保護等の請求点数の計算）の書籍を購入した税理士って、ほとんどいないと思いますが･･･。

医療法人は、税法だけでなく、医療法や、さらには相続（事業承継、揉めている場合の持分相続）の問題もあり、とても難しい分野になると思います。

私は、医療分野に特化している訳ではありませんが、それは言い訳にはなりません。
ご依頼を頂き、自分に調べられそうであれば、全力で調べましょう。

※ただし、大規模な組織再編成税制は、個人の税理士では難しいと思います。その場合は、専門家の先生にお願いした方が無難だと思います。

そして、調べた結果を、とりあえずエバーノートや、ＰＣのメモ帳等で書き留めておくことが大切です。
例えばですが、こんな感じです。

• 土地建物の無償返還、相当の地代問題
• 株価算定時の税法上の時価、鑑定書上の時価
• 遺留分の問題解決？
• 理事長の非医師問題解決方法？
• 医療法人が解散する場合の必要期間
• 出資分払い戻し課税の解決方？･････

この論点出し、難しい問題であれば、時間をかけて行うことをオススメします。
というのも、期限ギリギリにやりますと、論点の出し漏れ？が出てきて、後日お客様から、

「＊＊について説明を受けてなかったよ！」

と、お叱りを受けることにもなりかねません。

難しい問題ですと、論点は数十個以上出てくるでしょう。
※私の場合、難しい問題の場合は、1週間くらいかけて、少しずつ論点出しをしていくようにしています。

ですから、時間をかけて論点を出し尽くしてから、説明書（報告書）を書くようにしましょう。

※新しくできた「東京ミッドタウン日比谷」にて。

お客様の選択肢を箇条書きにする

私は説明書の最後に、再度、お客様の「選択肢」を記載するようにしています。

具体的には、

「再度のご説明になりますが、

・Ａ案についてのメリット、デメリットはこうなります。
・Ｂ案については････」

といったようにです。

今までのご説明で、開始から1時間～2時間は経っているかもしれません。お客様はお疲れです。

ですから、冒頭で説明した内容を、再度、簡潔に説明することにより、お客様の考えを整理して頂くことが必要です。
そのための、最後に「選択肢」を、再度ご説明する必要があると思います。

この選択肢をコンパクトに記載するためには、やはり「調べ尽くし」て論点を出し尽くしておく必要があると思います。

結論を急がない

今まで、お客様にきちんとご説明するための「説明書」や「報告書」について、考えてみました。

ところで、私がいつも心掛けているのは、

「結論を急がない」

ということです。

書類を使って説明し、これで

「Ａ案にするか、Ｂ案にするか、決めてください！」

と、税理士は（特に若手の税理士先生は）結論を急ぎます。
※昔は、私もそうでした(^^)

ですが、何かを決断するのには、相応の時間が必要です。

以前、私の実家が持っていた賃貸不動産を売却したことがあります。

この「売却」という結論が出るまでに、数年かかりました。

私は税理士なので、両親から「色々考えて結論を出してくれ」と言われ、私なりに一生懸命考えました。

「売却しないで全面改装し、このまま賃し続けた方がよいのでは？」
「いや、売却して、気持ちの整理をつけた方がよいのでは？」

まあ、色々な考えが出てきますよね。
※想像力だけは豊かなので(^^)

税金やお金を生業としている私（税理士）でさえ、決断に時間がかかるのです。
ですから、お客様には、結論を急がせないでください。

※ただし、税金には期限がありますので（例えば、相続税の申告期限までに遺産分割しないと税額軽減が使えない等）、そこがジレンマではありますが・・・。

そのためには、

• 早めに
• 簡潔に（ポイントが整理されている）

ということを心掛けて、お客様に説明書をお渡し、説明するようにしてください。

※とはいっても、私もまだまだ修行中の身でありますが・・・。

今日も一日、頑張りましょう！