書類仕事でミスをしないためには、どうすれば良いか？

税理士に限らず、士業（弁護士、司法書士、弁理士、税理士、社会保険労務士、行政書士）の主な仕事として「書類の作成」があります。

書類にも色々な書類がありますが、特にミスできないのが「役所に提出する書類」になります。

司法書士･･･法務局へ提出
弁理士･･･特許庁に提出
税理士･･･税務署に提出
社会保険労務士･･･年金事務所、労働基準監督署に提出
行政書士･･･入管、県庁等に提出

ミスにも「取り返しがつくミス」と「取り返しがつかないミス」があると思います。
※このさじ加減を覚えると、仕事の疲れが減ると言われているんですが、私は常に全力投球（どんな書類をミスしないようにトリプルチェック）しているので、疲れが抜けません･･･。

書類仕事でミスしないためには、どうすれば良いのでしょうか？
少し考えてみました。

※守秘義務の関係で、事実を少し変更しています。

※お宮参りの衣装を選択中（某ホテルにて）

書類仕事のミスをなくす方法とは？

書類仕事のミスを完全になくすのは不可能ですが、減らすことはできます。
日頃から、私なりに心掛けていることをまとめてみました。

紙に印刷してチェックする

このクラウド・IT時代。
色々な弁護士先生、税理士先生が、クラウドに書類を保存し、PC（デスクトップ、ノート）の画面上で書類をチェックしています。

ですが、このチェック方法ですと、次のような間違いが起きるかもしれません。

漢字間違い

以前、ある司法書士先生と居酒屋で仕事の話しになりました。
その司法書士先生いわく、

「私は、登記書類は、必ず、紙に印刷してチェックしています。具体的には、原始資料と申請書とを比較して、字句に間違いがないか、鉛筆で一字一字、字句にチェックマークをつけて確認するようにしています」

ということでした。

司法書士先生のお仕事は、ある意味、間違えられないものです。
例えば、相続登記の場合、不動産の甲区（所有者を示す欄）に、

「相続人　鈴木一郎」

とあるところを、

「相続人　鈴木二郎」

と間違えて登記申請した場合、半永久的に「鈴木二郎」という文字が謄本に残ってしまいます。

※錯誤（間違いであったこと）登記をして訂正しても、鈴木二郎の文字は、半永久的に残ってしまいます。まあ、明らかな間違いであれば、法務局から「間違っている」と電話が来るそうですが･･･。

これをやってしまいますと、お客様によっては、

「うちの土地（の謄本）を傷つけやがって！賠償しろ！」

と、言うとか言わないとか･･･

※もちろんミスはミスなんですが、別に、その土地自体の価値が減った訳ではないので、私なんかは仕方がないと思いますが･･･。司法書士先生のお仕事は、リスクの割に報酬が不当に低いと思うんですよね･･･。

ですから、漢字間違い（字句の間違い）をしないためには、紙に印刷して、鉛筆片手にチェックすると良いでしょう。

文章の総体（まとまり）のチェック

ある大学の先生のお言葉です。

「ボクは、論文をチェックするときは、必ず紙に印刷してチェックするよ。そうでないと、文章の総体（まとまり）が分からないからね」

私は、開業するまでは、今ほど真剣に仕事をしていませんでした。
※勤務時代中は、それなりに必死だったのですが、今から振り返るとダメダメでした(^^ )

ですが、開業して7年半が経過した今。
この大学の先生がおっしゃった意味が少しだけ、分かります。

文章の総体（まとまり）について、私なりに考えると次のようになります。

ですます調のチェック
一文ごとの長さ（極端に長い文章はないか）
句読点の感覚（紙に印刷して俯瞰で眺めると分かりやすい）
論旨が首尾一貫しているか

これらは、狭いPC画面では、上手くチェックできません。
その意味で、紙に印刷する意味があるでしょう。

なお、私が心掛けているのは、

「修正のつど、もう一度、全ての用紙を印刷する」

というものです。

税理士の場合ですが、税金の申告書（法人税の別表、相続税申告書）は、一部の数字を変更すると、全体に影響が及びます。

また、長い文章（税務署に対する意見書、事情説明書等）も、事実誤認、表現間違い等で一部を変更した場合、話しが首尾一貫しない可能性もあります。

そのため、一部を変更したら、その訂正箇所だけでなく、全体を印刷する方が良いと思います。
※紙がもったいないという意見もありますが、それよりもミスが怖いです。紙の価格なんて、たかだか1枚0.5円から1円くらいですから。

※鉄板焼きでエビを焼いてもらいました。

できれば1週間前に完成させて2回チェックする

新入社員が上司から書類仕事を任されて、ミスを連発。
その際に、口を酸っぱくして言われるのが、

「書類をチェックするときは、早めに完成させて、時間を空けてからチェックしなさい」

ということだと思います。

※これは、どんな書類仕事でも必要な、基本的な事項だと思います。

税理士の書類仕事の特徴として、

人名と数字とが混在している
転記項目（戸籍謄本、住民票、決算書、会計帳簿、領収書）が多い
間違えたら訂正できない項目が多い（小規模宅地の選択項目等）

というものが挙げられ、ミスできない事項が多いんです(>_<)

ところで、書類をチェックする際の問題点として、

「自分で再チェックすると、思い込みがあるからチェックにならないのではないか？」

ということが挙げられます。

そのため、他人がチェックすることがお薦め、と言いたいところですが、これは一般的な業務の場合です。
難しい事案になると、他人にチェックをお願いしても、その他人が仕事内容を理解出来ないので、チェックにならない可能性があります。

そのため、私は「早めに書類を完成させて、自分で再チェックする」という方法をとっています。
そして、「1回目のチェックは書類の最後（お尻）から、2回目のチェックは真ん中から」といったように変化をつけて、確認するようにしています。

※ある日のランチの風景。牛すじ肉のトマトパスタ。

提出用のコピーをとっておく

役所に書類を提出する際は、

提出用･･･役所が受け取って処理する分
控用･･･提出用と同じものを作成し、提出した証明として収受印をもらう分

として、最低2部、書類を作成することになります。

私は、絶対にミスできない書類（数千万円から数億円以上の納税額である相続税申告等）については、

役所が収受印を押す箇所
納税者の署名押印が必要な箇所、提出用のコピーをとるようにしています。

上記の部分は、「提出用」のコピーをとるようにしています

提出用と同じ内容の控用に収受印をもらうのに、なぜ、わざわざ提出用のコピーもとるのか？

それは、万が一、役所から

「提出された書類には、記載もれ（署名、押印、印字漏れ等）があるから、この書類は無効になりますよ」と言われることを避けるためです。

提出用・控用は、通常は同じパソコン・プリンターで印刷しますから、内容は同じのはずです。
※パソコン側でエラーや印刷ミス、紙詰まりが起きない限り、同じ内容になります。

ですが、万が一、署名や押印もれの箇所があるかもしれません。
また、プリンターの紙詰まりで、白紙の部分もあるかもしれません。

そのような、役所との行き違いを避け、自分自身が確かに役所に提出した、ということを後日確認するために、私は、（控用とは別に、わざわざ）役所へ提出する直前に、提出用の書類もコピーをとっておいたりします。
※全ての案件ではなく、金額が大きい案件のみですが(^^ )

これは、民間企業の書類作成でも共通することです。

大切な取引先との契約書を、当社で作成。
そして、その契約書（先方用と当社用との2部）を、当社の印鑑を押して先方へ送付。
しかし、先方用は訂正前のもの、当社用は訂正後のもの、として、内容が異なる契約書を送付してしまった。

※弁護士に契約書をチェックしてもらっている会社であれば、ありうる話しです。特に、細かな文言の訂正をした後は、ページ数、行数も同じですから、どちらが正しい書類か、分からなくなることもあるでしょう。

そのようなミスをなくすために、先方へ送付する書類は、送付直前にコピーをとって送る。
そうすると、後日、先方から問い合わせがあったときに、真摯に、かつ即時に対応できるでしょう。

※某大型郵便局の窓口にて。

郵送前に写真をとってみる

私は心配性なので、勤務時代も、開業した現在でも、同じ失敗を繰り返しています。

それは、一度、封をした書類を、

「きちんと書類を入れたかな？」

として、再度開封してしまうことなんです(^^;)

※これ、書類仕事をしている人であれば、誰しも経験があると思います。

特に、期限ギリギリの仕事をしているときで、

「この書類を、絶対に明日、税務署（または他の役所でもいいですが）に、到着させなければならない！」

というときは、当たり前ですが、絶対に失敗できません(-_-)
そのため、何度も確認することになりますが、一度、封をしてしまった後に、封を開けますと、封筒が無駄になってしまいます。
※レターパックの場合、交換手数料を払えば交換できるのですが、番号シールを剥がした後ですと、交換出来なくなってしまいます･･･。これで何度も510円（＝赤のレターパック代）をソンしたことか･･･(‘-‘*)

なので、最近私は

「封入前に、書類の全体写真を撮る」

ということを実践しています。